1. Responsable del tratamiento
El responsable del tratamiento de los datos personales recogidos a través de este sitio web es:
BEST4SYSTEMS ESPAÑA, S.L.
CIF: B88068184
Domicilio social: Menor 4, Nave 8, 28770 Colmenar Viejo, Madrid, España
Correo electrónico: clientes@best4systems.es
Registro Mercantil: Tomo 18108, Libro 0, Folio 120, Sección 8, Hoja M313183.
A efectos de la normativa aplicable en materia de protección de datos, BEST4SYSTEMS ESPAÑA, S.L. actúa como responsable de los tratamientos realizados sobre los datos personales de clientes, usuarios, contactos comerciales y visitantes de la web.
2. Ámbito de esta política
Esta Política de Privacidad informa sobre cómo BEST4SYSTEMS ESPAÑA, S.L. recopila, utiliza, conserva y protege los datos personales que pueden facilitarse a través de:
• La página web www.best4systems.es.
• La realización de pedidos.
• Formularios de contacto o solicitud de información.
• Solicitudes de presupuesto.
• Comunicaciones comerciales.
• Atención al cliente y servicio posventa.
• Comunicaciones por correo electrónico, teléfono u otros medios.
• Procesos de pago y facturación.
• Cuentas de cliente.
• Relaciones comerciales con empresas y profesionales.
La política se aplica tanto a clientes particulares como a empresas, profesionales y representantes de personas jurídicas cuando se traten datos personales de personas físicas.
3. Datos personales que podemos tratar
Dependiendo de la relación con BEST4SYSTEMS ESPAÑA, S.L., podemos tratar las siguientes categorías de datos:
Datos identificativos: nombre y apellidos, empresa, cargo o puesto profesional, DNI/NIF cuando resulte necesario y datos de contacto.
Datos de contacto: dirección postal, correo electrónico, número de teléfono y dirección de entrega y facturación.
Datos relacionados con pedidos y relaciones comerciales: productos solicitados o adquiridos, presupuestos, pedidos, historial de compras, incidencias, devoluciones y garantías, comunicaciones mantenidas con nosotros e información necesaria para gestionar la relación comercial.
Datos de facturación y pago: datos necesarios para emitir facturas, información relacionada con las operaciones de pago y datos bancarios cuando se utilice transferencia bancaria u otro medio que requiera su identificación.
Los datos completos de tarjetas bancarias no son tratados directamente por BEST4SYSTEMS ESPAÑA, S.L. cuando el pago se realiza a través de los sistemas de pago correspondientes, sino por los proveedores de servicios de pago que intervienen en la operación.
Datos técnicos y de navegación: dirección IP, información del dispositivo, navegador y sistema operativo, información sobre la navegación, datos relativos a la interacción con la web e información generada por cookies, píxeles y tecnologías similares, conforme a la configuración de privacidad y consentimiento aplicable.
La información específica sobre cookies y tecnologías similares se desarrolla en nuestra Política de Cookies.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos personales podrán ser tratados para las siguientes finalidades:
Gestión de clientes y pedidos: gestionar pedidos, preparar y enviar productos, gestionar entregas e incidencias y gestionar devoluciones, garantías y servicios posventa.
Gestión comercial: preparar presupuestos, responder a solicitudes de información, mantener comunicaciones comerciales solicitadas y gestionar relaciones comerciales con empresas y profesionales.
Facturación y contabilidad: emitir facturas, gestionar cobros y pagos y cumplir obligaciones contables, fiscales y mercantiles.
Atención al cliente: responder consultas, gestionar reclamaciones, resolver incidencias y mantener el historial necesario de las comunicaciones relacionadas con la relación comercial.
Comunicaciones comerciales: cuando exista una base jurídica válida, enviar información sobre productos, ofertas, novedades, servicios y promociones. El usuario podrá oponerse a recibir comunicaciones comerciales en cualquier momento.
Marketing, análisis y mejora de la web: podemos utilizar herramientas de Shopify y otros servicios integrados para analizar el funcionamiento de la tienda, conocer cómo interactúan los usuarios con la web y mejorar nuestros productos, servicios y acciones comerciales. Cuando estas herramientas requieran consentimiento, se utilizarán de acuerdo con las preferencias de privacidad y consentimiento configuradas en la tienda.
5. Base jurídica
El tratamiento de datos personales se realizará, según corresponda, sobre las siguientes bases jurídicas:
Ejecución de un contrato: cuando el tratamiento sea necesario para gestionar un pedido, procesar una compra, entregar un producto, gestionar una devolución o garantía o prestar un servicio solicitado.
Cumplimiento de obligaciones legales: cuando sea necesario cumplir obligaciones fiscales, contables, mercantiles, administrativas, de prevención del fraude u otras obligaciones legales aplicables.
Consentimiento: cuando sea necesario obtener el consentimiento del interesado, especialmente para determinados tratamientos de marketing, cookies, análisis o tecnologías similares. El consentimiento podrá retirarse en cualquier momento.
Interés legítimo: cuando exista un interés legítimo de BEST4SYSTEMS, siempre que dicho interés sea compatible con los derechos y libertades de las personas afectadas.
6. Formularios y recopilación de información
BEST4SYSTEMS puede utilizar formularios integrados en su plataforma de comercio electrónico para recoger información de clientes y personas interesadas.
Los datos proporcionados mediante estos formularios serán utilizados para la finalidad indicada en cada formulario, como contacto, solicitud de información, solicitud de presupuesto, solicitud comercial, alta de cliente o suscripción a comunicaciones.
Cuando un formulario se utilice para comunicaciones comerciales, se solicitará el consentimiento cuando resulte legalmente necesario.
7. Comunicaciones comerciales
BEST4SYSTEMS podrá utilizar herramientas de Shopify y otros sistemas autorizados para gestionar comunicaciones comerciales por correo electrónico y, cuando corresponda y exista una base jurídica válida, mediante SMS, WhatsApp u otros canales.
La tienda dispone de mecanismos de gestión de preferencias y doble confirmación (double opt-in) para determinados tratamientos de marketing.
El usuario podrá solicitar en cualquier momento dejar de recibir comunicaciones comerciales utilizando el mecanismo de baja incluido en las comunicaciones o contactando con BEST4SYSTEMS.
8. Proveedores y encargados del tratamiento
Para prestar nuestros servicios podemos utilizar proveedores tecnológicos y profesionales que necesitan acceder a determinados datos personales por cuenta de BEST4SYSTEMS.
Shopify: utilizamos Shopify como plataforma tecnológica de comercio electrónico para la gestión de la tienda, clientes, pedidos, pagos, cuentas, seguridad y otras funcionalidades asociadas.
Xero: utilizamos Xero para determinadas funciones de gestión administrativa, contabilidad y facturación.
Matrixify: podemos utilizar Matrixify (ITissible, SIA) para operaciones de gestión, importación, exportación y actualización de información de la tienda.
Base: utilizamos Base como herramienta integrada para determinadas funciones de gestión de productos, pedidos, clientes, inventario y operaciones de la tienda.
Herramientas internas: BEST4SYSTEMS utiliza determinadas herramientas propias o internas integradas con la plataforma de comercio electrónico para la gestión de pedidos, productos, clientes y operaciones internas.
Servicios de marketing y comunicación: podemos utilizar funcionalidades de Shopify para gestionar formularios, comunicaciones comerciales y acciones de marketing, incluyendo Shopify Messaging y Shopify Forms.
Servicios de pago: para procesar pagos podemos utilizar Shopify Payments, transferencia bancaria, PayPal en determinadas operaciones, Stripe en determinadas operaciones y otros medios de pago que puedan habilitarse o utilizarse en función del pedido o de las circunstancias de la operación.
Cada proveedor de servicios de pago puede tratar los datos necesarios para procesar la operación conforme a sus propias condiciones y políticas de privacidad.
9. Google, Shopping y tecnologías de medición
La tienda utiliza determinadas herramientas de Google y de proveedores integrados con Shopify para funciones relacionadas con la publicación y gestión de productos en Google, medición de determinadas interacciones, análisis, marketing y publicidad cuando corresponda y mejora del funcionamiento de la tienda.
Actualmente la tienda tiene integrado Google & YouTube y utiliza Simprosys Google Shopping Feed para la gestión del catálogo de productos en Google Shopping.
La configuración concreta de cookies, píxeles y tecnologías de seguimiento se encuentra desarrollada en la Política de Cookies.
Los píxeles de aplicaciones pueden estar sujetos a diferentes requisitos de consentimiento dependiendo de su configuración.
Nuestra tienda utiliza Shopify como plataforma tecnológica. Cuando Shopify Network Intelligence está activado, Shopify puede tratar determinados datos relacionados con la actividad de los clientes para prestar y mejorar determinados servicios, incluidos servicios de personalización, análisis y publicidad, de acuerdo con sus condiciones y políticas de privacidad. Cuando corresponda, estos tratamientos estarán sujetos a las opciones de consentimiento y privacidad disponibles en la tienda.
El usuario puede consultar información adicional y sus opciones de privacidad en el portal de privacidad de Shopify: https://privacy.shopify.com/
10. Shopify Network Intelligence
La tienda tiene habilitada la funcionalidad Shopify Network Intelligence.
Esta funcionalidad permite a Shopify utilizar determinados datos en relación con otros datos de Shopify para proporcionar y mejorar determinados servicios, incluyendo funcionalidades relacionadas con productos, publicidad, segmentación y personalización, conforme a las condiciones y documentación aplicables de Shopify.
La configuración y utilización de esta funcionalidad puede implicar tratamientos adicionales de datos, por lo que BEST4SYSTEMS revisará y actualizará esta política cuando resulte necesario.
11. Destinatarios de los datos
Los datos personales podrán ser comunicados o resultar accesibles, cuando sea necesario, a proveedores tecnológicos, proveedores de alojamiento y servicios de comercio electrónico, proveedores de servicios de pago, empresas de transporte y logística, proveedores de servicios informáticos, proveedores de contabilidad y gestión empresarial, proveedores de marketing y comunicaciones, asesores profesionales, Administraciones Públicas, juzgados y tribunales y Fuerzas y Cuerpos de Seguridad cuando exista obligación legal.
Los datos no se comunicarán a terceros para finalidades incompatibles con aquellas para las que fueron recogidos.
12. Transferencias internacionales
Algunos de los proveedores tecnológicos utilizados por BEST4SYSTEMS pueden estar establecidos fuera del Espacio Económico Europeo o utilizar infraestructuras situadas en otros países.
Cuando se produzcan transferencias internacionales de datos, estas se realizarán utilizando los mecanismos legalmente establecidos y las garantías que correspondan en cada caso.
La utilización de proveedores internacionales no implica que todos los datos sean transferidos fuera de la Unión Europea.
En la configuración actual de Shopify, la plataforma muestra la Unión Europea como ubicación de alojamiento de datos de la tienda. No obstante, determinados proveedores y servicios integrados pueden estar sujetos a sus propias infraestructuras y condiciones de tratamiento.
13. Conservación de los datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que fueron recogidos.
Cuando exista una relación contractual o comercial, los datos se conservarán mientras dicha relación permanezca activa y posteriormente durante los plazos necesarios para cumplir obligaciones legales o atender posibles responsabilidades.
Los datos relacionados con obligaciones fiscales, contables, mercantiles o contractuales se conservarán durante los plazos establecidos por la legislación aplicable.
Los datos utilizados exclusivamente para comunicaciones comerciales se conservarán mientras exista una relación válida para dicha finalidad o hasta que el interesado solicite su supresión o se oponga al tratamiento.
Cuando los datos dejen de ser necesarios, podrán ser bloqueados o eliminados conforme a la normativa aplicable.
14. Seguridad
BEST4SYSTEMS aplica medidas técnicas y organizativas destinadas a proteger los datos personales frente a pérdida, destrucción, acceso no autorizado, alteración o divulgación indebida.
Las medidas se adaptan a la naturaleza de los tratamientos y al nivel de riesgo correspondiente.
15. Derechos de las personas
Las personas cuyos datos sean tratados pueden ejercer, cuando resulte aplicable, los siguientes derechos: acceso, rectificación, supresión, oposición, limitación del tratamiento, portabilidad y retirada del consentimiento cuando el tratamiento esté basado en él.
Para ejercer estos derechos puede enviarse una solicitud a: clientes@best4systems.es
La solicitud deberá permitir identificar al solicitante y especificar el derecho que desea ejercer.
16. Derecho a presentar una reclamación
Si una persona considera que el tratamiento de sus datos personales no se ajusta a la normativa aplicable, puede ponerse en contacto con BEST4SYSTEMS para intentar resolver la cuestión.
Asimismo, tiene derecho a presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD).
17. Menores de edad
La tienda está destinada principalmente a la comercialización de productos y servicios a consumidores, empresas y profesionales.
No se pretende recopilar deliberadamente datos personales de menores para finalidades comerciales cuando no exista una base jurídica que lo permita.
Cuando resulte necesario, podrán adoptarse medidas razonables para comprobar la edad o la autorización correspondiente.
18. Datos facilitados de terceros
Cuando una persona facilite a BEST4SYSTEMS datos personales pertenecientes a otra persona, deberá contar previamente con una base legítima para facilitar dichos datos y, cuando corresponda, haber informado a la persona afectada sobre el tratamiento.
Esto puede suceder, por ejemplo, cuando un comprador facilita los datos de otra persona como destinataria del pedido.
19. Exactitud de los datos
El usuario es responsable de que los datos facilitados sean exactos, completos y estén actualizados.
BEST4SYSTEMS podrá solicitar la actualización de determinada información cuando resulte necesario para gestionar correctamente una relación comercial, pedido, factura o servicio.
20. Modificaciones de la Política de Privacidad
BEST4SYSTEMS podrá modificar esta Política de Privacidad cuando sea necesario para adaptarla a cambios legislativos, tecnológicos, comerciales o en los servicios utilizados.
La versión vigente será la publicada en esta página.
Se recomienda consultar periódicamente esta política para conocer posibles modificaciones.
21. Política de Cookies
El uso de cookies, píxeles y tecnologías similares se regula específicamente en nuestra Política de Cookies.
En ella se informa de las diferentes categorías de cookies y tecnologías utilizadas, sus finalidades y, cuando corresponda, los mecanismos disponibles para aceptar, rechazar o configurar dichas tecnologías.
